E-Rechnung na Alemanha: a sua empresa já é obrigada a receber nota em XML
Desde 2025 toda empresa com sede na Alemanha precisa conseguir receber E-Rechnung. Entenda o que já vale, o calendário de 2027 e 2028, a regra do Kleinunternehmer e o que fazer agora.
São duas obrigações diferentes, com calendários diferentes, e quase todo mundo conhece só uma delas.
Receber é conseguir aceitar, ler e guardar a nota em XML que um fornecedor manda para você. Emitir é mandar a sua nota nesse formato para o seu cliente.
A obrigação de receber já está valendo desde 1º de janeiro de 2025, para toda empresa com sede na Alemanha, sem carência por tamanho e sem exceção nem para quem está no regime de Kleinunternehmer. Se um fornecedor mandar uma E-Rechnung hoje, você não pode recusar, e o consentimento do destinatário deixou de ser necessário.
A obrigação de emitir é a que tem calendário, e é dela que saem as datas de 2027 e 2028 que todo mundo cita. Quem mistura as duas acha que tem até 2028 para se mexer. Não tem.
O que conta como E-Rechnung, e o que não conta
E-Rechnung não é o PDF anexado no e-mail, por mais bem diagramado que ele seja. É um arquivo estruturado, legível por máquina, no padrão europeu EN 16931.
Contam como E-Rechnung:
- XRechnung, o formato XML puro, usado também nas compras públicas
- ZUGFeRD a partir da versão 2.0.1, um híbrido de PDF com XML embutido, fora os perfis MINIMUM e BASIC-WL
- Factur-X, o equivalente franco-alemão do ZUGFeRD
- outros formatos acordados entre as partes, desde que permitam extrair os dados de forma correta e completa
Não contam: papel, PDF comum, imagem escaneada, foto de nota.
O ZUGFeRD é o formato que mais confunde, porque ele parece um PDF. A pessoa abre o arquivo, vê a nota bem apresentada e acha que é a mesma coisa de sempre. O que vale legalmente é o XML que vive dentro daquele arquivo.
A quem a regra se aplica
A obrigação vale para o B2B nacional: empresa com sede na Alemanha faturando para outra empresa com sede na Alemanha.
Ficam de fora, pela regra atual:
- venda para pessoa física, o B2C
- faturas de pequeno valor, até 250 € brutos
- bilhetes de transporte, os Fahrausweise
- determinadas operações isentas previstas no §4 Nr. 8 a 29 UStG
O calendário, sem rodeio
| Quando | O que passa a valer |
|---|---|
| Desde 01/01/2025 | Toda empresa com sede na Alemanha precisa conseguir receber E-Rechnung. Já vale. |
| Até 31/12/2026 | Período de transição para emitir. Papel e PDF continuam aceitos. |
| Desde 01/01/2027 | Quem faturou mais de 800.000 € em 2026 perde a transição e passa a emitir em formato eletrônico. |
| Desde 01/01/2028 | A obrigação de emitir alcança todas as empresas no B2B nacional. |
O limite de 800.000 € olha o faturamento do ano anterior. Para o corte de 2027, o ano que conta é 2026, ou seja, o que está acontecendo agora. Quem fecha este ano acima desse patamar tem pouco mais de doze meses para mudar a forma como emite as suas notas.
A parte que pega o Kleinunternehmer
Quem está no regime do §19 UStG segue dispensado de emitir E-Rechnung, e essa dispensa continua valendo depois de 2028. É uma boa notícia real.
Só que a dispensa vale para um lado só. O Kleinunternehmer continua obrigado a receber, e isso raramente é dito com todas as letras.
Na prática, quem é Kleinunternehmer precisa:
- conseguir receber o arquivo, o que normalmente significa ter um endereço de e-mail preparado para isso
- conseguir ler o conteúdo do XML, não apenas olhar a versão visual
- guardar a nota pelo prazo legal, e é aqui que a maioria escorrega
Guardar oito anos, íntegro, no formato original
O §14b Abs. 1 UStG manda guardar uma via de cada nota recebida e emitida por oito anos.
Para a E-Rechnung existe um detalhe que muda a rotina: a parte estruturada precisa ser conservada intacta, na forma original em que chegou. Não basta imprimir o PDF, não basta salvar uma captura de tela, não basta arquivar somente a versão visual do ZUGFeRD.
É por isso que "recebo no e-mail e guardo numa pasta do computador" deixa de cumprir a exigência. O arquivo que importa é justamente o que ninguém enxerga.
O que fazer agora
- Confirme o seu regime com o seu Steuerberater. Estar ou não no §19 UStG muda o que é obrigatório para você.
- Verifique como o XML chega e onde ele fica. Se a resposta hoje é "imprimo e arquivo", o processo já não cumpre a lei.
- Olhe a lista dos seus fornecedores. Vários já emitem em XML. Quem recebe sem estar preparado acumula pendência silenciosa.
- Se você vai passar de 800.000 € em 2026, o seu prazo é janeiro de 2027, não 2028.
Onde um sistema de gestão entra nessa conversa
Existe um caminho fácil e ruim, que é pendurar mais uma ferramenta avulsa só para a nota, ao lado da planilha de clientes, do caderno de orçamentos, do WhatsApp onde mora o contrato e da pasta onde ficam os PDFs.
Quem toca um negócio pequeno raramente tem gente para cuidar de cada frente. O custo não aparece na fatura do software, aparece no tempo: informação espalhada, retrabalho, decisão tomada no escuro porque ninguém sabe a margem real do mês.
Se você vai mexer na forma como o seu negócio emite notas de qualquer maneira, vale mexer uma vez só.
É o que a RAMOA constrói quando o projeto é um sistema de gestão sob medida: clientes, leads, orçamentos, contratos, produções, receita recorrente e não recorrente, total a receber, despesas, margem e a emissão da nota no formato que a lei exige, no mesmo lugar.
Sob medida aqui quer dizer uma coisa específica. Nada de módulo empurrado que você não vai usar e que existe só porque vinha no pacote. O sistema tem o tamanho do negócio, e cabe no orçamento dele.
Gestão costuma ser o que falta para um negócio crescer, não esforço.
Perguntas frequentes
Preciso emitir E-Rechnung já em 2026? Não. Até 31/12/2026 vale a transição para todo mundo. O que já vale desde 2025 é a obrigação de receber.
Sou Kleinunternehmer. Estou livre? Livre de emitir, sim, inclusive depois de 2028. De receber e guardar, não.
PDF vale como E-Rechnung? Não. Um PDF comum é documento, não é nota eletrônica no sentido da lei. O ZUGFeRD parece um PDF, mas o que vale é o XML embutido nele.
E se eu vendo para pessoa física? A obrigação é do B2B nacional. A venda para consumidor final está fora.
Preciso trocar de sistema? Depende de onde o seu XML chega e de como ele é guardado hoje. Se ele está sendo impresso e arquivado, o processo precisa mudar, com ou sem sistema novo.
Por quanto tempo guardo? Oito anos, e a parte estruturada precisa ficar íntegra no formato original.
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Fontes
- Bundesministerium der Finanzen, perguntas e respostas sobre a E-Rechnung obrigatória desde 1º de janeiro de 2025
- BMF-Schreiben de 15 de outubro de 2025, que consolidou a aplicação da regra
- IHK Dresden e IHK München, materiais de orientação sobre prazos e formatos
- §14, §14b e §19 UStG
Este texto é orientação, não é consultoria fiscal ou jurídica. Regimes e prazos mudam conforme o caso concreto: confirme a sua situação com o seu Steuerberater ou com a IHK antes de decidir.
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